• 25. ledna 2011:
    • Kvalifikovaný osobní certifikát (certifikát pro elektronický podpis) -- viz: http://www.mendelu.cz/cz/sluzby_sz/esps/certifikat
      Postup při udělování (schváleno Kolegiem rektora dne 7. 12. 2010):
      • Osobami rektorem univerzity oprávněnými vyřizovat vydání certifikátu pro elektronický podpis jsou na základě smlouvy o poskytování certifikačních služeb uzavřené mezi Mendelovou univerzitou v Brně a Českou poštou, s. p.: RNDr. Jana Gotthardová -- Ústav pro provoz informačních technologií (tel.: 2747, e-mail: jana.gotthardova@mendelu.cz), Šárka Pucová -- Kancléřství (tel.: 5004, e-mail: sarka.pucova@mendelu.cz).
      • K žádosti zaměstnance o certifikát pro elektronický podpis se vyjadřuje přímý nadřízený, dále děkan/ředitel (fakulta/VÚ), prorektoři, kvestorka, (rektorátní a celoškolská pracoviště a účelová zařízení), v konečné fázi schvaluje žádost rektor.
      • Schválená žádost je zaevidována a uložena na Kancléřství, 1 pare se předá Personálnímu a sociálnímu oddělení k založení do osobního spisu, 1 pare obdrží žadatel.
      • Oprávněná osoba zajistí zaevidování certifikátu u certifikační autority České pošty (Postsignum). Poté informuje žadatele, který si na svém počítači vygeneruje elektronický požadavek (soubor). Tento soubor musí žadatel osobně donést na USB flash paměti na Českou poštu se službou Czech POINT. Certifikát obdrží na flash mediu nebo si ho stáhne podle pokynů uvedených v mailu, který následně obdrží. Technickou pomoc při generování požadavku i instalaci zajišťuje oprávněná osoba.
      • Při ukončení pracovního poměru držitele certifikátu vyrozumí Personální a sociální oddělení o této skutečnosti oprávněnou osobu, která následně vyřídí ukončení certifikátu a vyřadí jeho držitele z evidence.
      • Evidence uživatelů certifikátu pro elektronický podpis je vedena na webové stránce univerzity v sekci Služby pro studenty a zaměstnance -- podkapitola Elektronická spisová služba.
    • Ukončení testovacího provozu eSpS
      S účinností od 17. ledna 2011 byl ukončen testovací provoz produkční verze aplikace IS  Elektronická spisová služba (eSpS) a zahájen běžný provoz této aplikace pro všechny spisové uzly.

    • Vymazání spisového uzlu
      S účinností od 17. ledna 2011 byl pro nadbytečnost odstraněn spisový uzel č. 43 MENDELU (jedná se pouze o technickou změnu). Vzhledem k tomu, že struktura spisových uzlů vyžaduje existenci kořenového uzlu, zastává tuto funkci s účinností od stejného data spisový uzel PODATELNA.

    • Nová řada čísel jednacích
      V souladu s vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, byla v systému eSpS nastavena s účinností od 21. ledna 2011 nová řada pořadových čísel (čj.) pro kalendářní rok 2011, začínající číslem 1.

  • 24. října 2010:
    • Změna režimu otevírání/neotevírání doručených poštovních zásilek
      Za účelem zjednodušení používání aplikace eSpS, resp.omezení množství písemností vkládaných do tohoto systému, se s účinností od 1. listopadu 2010 mění systém příjmu, resp. nakládání s poštovními zásilkami doručenými  na Centrální podatelnu univerzity, a to následovně:
      • (a) otevře tyto zásilky:
        - je-li v adrese na prvním místě uvedena právnická osoba a na druhém místě fyzická
          osoba (za adresáta se považuje právnická osoba)
        - je-li v adrese místo jména a příjmení určité fyzické osoby uvedena pouze její funkce
          v právnické osobě (za adresáta se považuje právnická osoba)
      • (b) neotevře tyto zásilky:
        - je-li v adrese uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby a na druhém místě
          označení právnické osoby (za adresáta se považuje fyzická osoba)
        - je-li na prvním místě uvedena právnická osoba, ale pod názvem je uvedeno "do vlastních
          rukou" nebo "k rukám" a dále funkce (rektor, děkan, vedoucí pracoviště..)
        - je-li na obálce specifické označení, např. "Konkurz", "Výběrové řízení"
      • Otevřené zásilky  Centrální podatelna dále roztřídí na:
        - evidovanou poštu
        - neevidovanou poštu
      • Neevidovanou poštu (viz Seznam dokumentů, které se neevidují číslem jednacím) předá Centrální podatelna adresátovi bez označení otiskem podacího razítka (prostřednictvím poštovních boxů).
        Evidovanou poštu a neotevřenou poštu (obálky) zaeviduje do eSpS a dále ji zpracuje v souladu se současně platnou Směrnicí č. 1/2010.
      • Komentář: Výše uvedená změna bude vydána jako dodatek ke Směrnici č. 1/2010 čj. 2358/2010-981 ze dne 30. června 2010 - Průvodce Spisovou službou na Mendelově univerzitě v Brně (prozatímní Spisový a skartační řád).
      • Centrální podatelna zásilky roztřídí  podle adresátů, resp. organizačních součástí univerzity a:
  • 24. září 2010:
    • Zřízení e-mailové adresy pro připomínky
      S účinností od 23. září 2010 byla pro zasílání dotazů, připomínek a námětů k provozu Elektronické spisové služby na  Mendelově univerzitě v Brně (do 31. 12. 2010 testovací provoz)  zřízena e-mailová adresa esps@mendelu.cz.
      Technické dotazy/chyby v aplikacích eSpS je možno i nadále směrovat také na adresu uis@mendelu.cz (konference systémových integrátorů).
  • 17. září 2010:
    • Prodloužení testovacího provozu eSpS
      Testovací provoz eSpS produkční verze IS pro všechny spisové uzly  se prodlužuje do 31. 12. 2010 (jedná se o provoz bez výmazu). Ostrý provoz eSpS  pro všechny spisové uzly bude zahájen s účinností od 1. ledna 2011. Faktury  v režimu samostatné elektronické evidence Faktury (dodavatelské i univerzitou vydané) se s okamžitou platností vyjímají z režimu eSpS a budou evidovány výhradně v samostatné elektronické evidenci, tj. v systému SAP. V praxi to znamená, že všechny dodavatelské faktury, které budou doručeny na univerzitu (Centrální podatelnu nebo jakékoliv jiné pracoviště univerzity) se bez dalšího odkladu téhož dne předají fyzicky na Ekonomický odbor, kde budou vloženy do samostatné elektronické evidence (SAP) a následně vyřízeny na univerzitě obvyklým způsobem.

      Komentář: Výše uvedené změny budou vydány jako dodatek k Rozhodnutí rektora č. 23/2010 -- Zavedení Elektronické spisové služby na Mendelově univerzitě v Brně (čj. 2195/2010-981 ze dne 7. června 2010)
  • 1. září 2010:
    • Ukončení zkušebního provozu eSpS
      S účinností od 1. září 2010 byl ukončen zkušební provoz eSpS pro všechny spisové uzly s výmazem do systému vložených údajů s výjimkou
      • (a) nastavení osob, které mají do eSpS přístup (tzv. správci/uživatelé spisových uzlů)
      • (b)uživatelských adresářů (seznamy kontaktů vytvořené uživateli spisových uzlů) založených šanonů.
S účinností od 1. září 2010 byl zahájen testovací provoz produkční verze IS pro všechny spisové uzly (jedná se o měsíční provoz bez výmazu).